Decreto 10.278: digitalização de documentos com validade jurídica

DKR Tecnologia
31 de out.
5 min de leitura

Confira agora o que o Decreto 10.278 estabelece sobre a digitalização de documentos com validade jurídica.

A transformação digital no Brasil ganhou mais força com o Decreto nº 10.278/2020, norma que regulamenta a Lei 12.682/2012 e a Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019).

Esse decreto define os requisitos técnicos e legais para a digitalização de documentos públicos e privados, permitindo que versões digitais, quando feitas dentro dos padrões exigidos, tenham o mesmo valor jurídico que o documento original em papel.

Para empresas que já investem em automação e gestão digital de documentos, esse marco representa uma oportunidade de modernizar processos, reduzir custos e garantir segurança jurídica na transformação digital.

Para aquelas que ainda não utilizam essas tecnologias, o decreto abre uma porta para iniciar a digitalização com segurança, adotando soluções que trarão eficiência, competitividade e preparação para o futuro digital.

Essa transformação não se trata apenas de tecnologia, mas de estratégia empresarial e conformidade legal. Nas próximas seções, detalhamos os principais objetivos do decreto, os padrões exigidos para a digitalização de documentos e como essas práticas podem trazer ganhos concretos para empresas e órgãos públicos em todo o Brasil.

Sobre o Decreto 10.278/2020 e por que ele é importante

O Decreto 10.278/2020 é um marco regulatório da digitalização de documentos no Brasil. Ele autoriza a substituição de documentos físicos por versões digitais, desde que o processo siga requisitos de fidedignidade, qualidade e rastreabilidade.

Esse movimento representa uma importante evolução no acesso e na gestão de informações. Ao garantir que documentos digitalizados possam ter o mesmo valor jurídico que os originais, o decreto pavimenta o caminho para processos mais ágeis, acessíveis e sustentáveis, reduzindo, dessa forma, barreiras físicas, custos operacionais e a dependência do papel.

Isso mostra um avanço significativo na democratização do acesso à informação e na modernização das relações corporativas e governamentais. Agora, empresas e órgãos públicos podem estruturar processos mais transparentes, auditáveis e conectados, impulsionando a eficiência em todo o ecossistema digital brasileiro.

Principais objetivos do decreto

Estão listados a seguir os principais objetivos do Decreto 10.278/2020, que norteiam o processo de digitalização de documentos no país:

Garantir validade jurídica para documentos digitalizados;
Estabelecer padrões técnicos de digitalização (como uso do formato PDF/A e metadados obrigatórios);
Assegurar integridade e autenticidade das informações por meio de assinatura eletrônica (preferencialmente ICP-Brasil);
Promover eficiência e economia na gestão documental; e,
Apoiar a transformação digital e a sustentabilidade, reduzindo o uso de papel.

Esses pilares dão às empresas segurança para substituir documentos físicos por versões digitais, com respaldo técnico e jurídico.

Digitalização de documentos com validade jurídica

O decreto permite que empresas digitalizem documentos físicos e descartem os originais em papel, desde que o processo siga as normas técnicas definidas.

Entre os requisitos estão:

Alta qualidade de imagem e legibilidade;
Uso de metadados para rastreabilidade (autor, data, contexto e controle de versão);
Assinatura digital e trilhas de auditoria;
Padrões de preservação de longo prazo (PDF/A); e,
Garantia de interoperabilidade entre sistemas.

Além disso, a norma estabelece padrões técnicos mínimos para a digitalização, assegurando consistência e confiabilidade nas cópias digitais.

Por exemplo, textos impressos sem ilustração podem ser digitalizados em preto e branco, desde que garantam perfeita legibilidade e fidelidade ao original. Já documentos com imagens, gráficos ou informações coloridas exigem maior resolução e formatos específicos de preservação.

Essas exigências tornam a digitalização mais segura, rastreável e juridicamente válida, fortalecendo a confiança em processos totalmente digitais.

Benefícios para empresas e órgãos públicos no Brasil

Implementar um processo de digitalização conforme o Decreto 10.278/2020 traz ganhos concretos, como por exemplo:

Redução de custos com armazenamento e logística de documentos físicos;
Acesso rápido e seguro às informações;
Menor risco de perda, deterioração ou extravio de documentos;
Conformidade legal e auditabilidade completa; e,
Base sólida para projetos de IA, analytics e automação avançada.

Empresas privadas, instituições financeiras, hospitais, escritórios jurídicos e órgãos públicos podem se beneficiar diretamente dessa regulamentação. Citamos alguns exemplos:

Cartórios podem otimizar o gerenciamento de escrituras e certidões, garantindo o arquivamento seguro e o acesso rápido a registros históricos;
Hospitais e clínicas podem digitalizar prontuários e documentos médicos, reduzindo espaço físico e assegurando o cumprimento das normas da LGPD e da ANS sobre guarda de dados;
Instituições financeiras ganham mais agilidade na gestão de contratos e auditorias, reduzindo o tempo de resposta e aumentando a transparência; e,
Indústrias podem centralizar notas fiscais, laudos técnicos e relatórios de manutenção, eliminando retrabalho e garantindo conformidade regulatória.

Além desses exemplos, outros setores dentro das organizações também se beneficiam da digitalização com validade jurídica. Áreas como financeiro, administrativo, compliance e recursos humanos podem otimizar processos internos, reduzir retrabalho, melhorar o controle de documentos e garantir conformidade com exigências legais.

Por que sua empresa deve se preparar agora para a digitalização

O Decreto 10.278 não definiu prazos obrigatórios para que empresas adotem processos digitais, mas o movimento do mercado e dos órgãos reguladores mostra que a digitalização total é uma questão de tempo.

Hoje, estar preparado é um diferencial competitivo, mas em breve, essa prática deixará de ser exceção e passará a ser o padrão esperado de eficiência e governança. Organizações que demorarem para agir poderão enfrentar custos mais altos de adaptação, riscos de não conformidade e perda de competitividade frente a concorrentes digitalmente maduros.

Estar à frente agora significa não apenas atender à legislação, mas aproveitar o momento para transformar dados em vantagem estratégica. Ao adotar a digitalização inteligente com base no Decreto 10.278, sua empresa não apenas se adequa, mas também se posiciona como referência em inovação, compliance e eficiência operacional.

Como o Decreto 10.278/2020 favorece a automação inteligente

O avanço da tecnologia tornou possível transformar a digitalização em algo muito além de “um escaneamento”.

Hoje, soluções como OCR, Document Understanding, RPA e Machine Learning permitem que as empresas leiam, interpretem, classifiquem, validem e integrem documentos automaticamente.

Na DKR Tecnologia, aplicamos automação inteligente para garantir que todo o processo documental esteja em conformidade com o Decreto 10.278/2020, para isso utilizamos:

OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para leitura precisa de imagens e PDFs;
Document Understanding para compreender o conteúdo de documentos complexos, estruturados ou não estruturados, como PDFs e formulários digitalizados;
RPA (Automação Robótica de Processos) para padronizar e acelerar fluxos de digitalização;
IA para validação e classificação de documentos com base em regras legais;
Integração com sistemas corporativos (ERP, GED, ECM, entre outros) para manter interoperabilidade e governança; e
Assinatura digital e logs automáticos para assegurar integridade e autenticidade.

Essas tecnologias criam fluxos automatizados que atendem a todos os critérios técnicos do decreto, resultando em eficiência operacional, segurança jurídica e conformidade contínua.

Além disso, acompanhamos de perto as inovações tecnológicas e atualizamos constantemente nosso time com novas práticas de mercado. Conheça as nossas soluções acessando a página dedicada ao tema.

A DKR Tecnologia é a sua parceira nessa jornada de automação com conformidade e inteligência

A DKR Tecnologia é especialista em automação inteligente oferecendo soluções práticas que garantem conformidade total com o Decreto 10.278/2020.

Com uma abordagem estratégica e personalizada, a DKR auxilia empresas a transformar processos manuais em fluxos digitais automatizados, reduzindo riscos e aumentando a produtividade. Atuamos em todos os estágios da transformação: do papel ao digital, e do digital ao inteligente.

Se sua empresa busca digitalizar documentos com validade jurídica e adotar automação inteligente, fale com nossos especialistas. Vamos avaliar juntos quais tecnologias podem gerar mais valor, eficiência e conformidade para o seu negócio.